OmniFocus
App Storeになって以前よりお求めやすくなっていたので年初にOmniFocusを購入してみました。
GTDをサポートしてくれるツールです。GTDってなんだか宗教じみた人もいてあまり好きではないのですが、簡単にまとめると、
ともかく思いついたらやること書き留める
落ち着いてから、いつやるか決める
決めたことはやる
詳しくはGTDの解説本でも読んだ方がよいと思いますが、わたしは真剣に読んだことはありません。でも、OmniFocusは惚けてきた頭をサポートしてくれそうな気がしたので導入してみました。
日本では悪名高きACT２でも販売しているようですが、わたしが購入したのはApp Storeなので英語版でした。その上フォルダやプロジェクトの名前を変えてしまったのでもしかしたらデフォルトの状態からほど遠くなっているかもしれません。
思いついたことはInboxに書く
OmniFocusの中ではやらなければならないタスクをアクションと呼んでいます。
このアクションはコンテキストやプロジェクトなどいろいろと分類できます。しかし、ここではともかく思いついたことをどんどんInboxに書き込んでいきます。その際、いつやるとか期限とかもほとんど忘れてタイトルだけをひたすら書くようにしています。なぜなら、そんな事を考えているうちに他にもあるやるべき事をどんどん忘れていくからです。
なので、この作業は思い立ったときに時すぐに入力するのが理想ですが、そうも行かないときは夜寝る際にその日一日取り残したことをともかくInboxにダンプしておきます。
アクションを整理する
プロジェクト、作業タイプで整理する
書き出して落ち着いてからアクションを整理します。わたしは大体通勤時間にコレをやっています。
アクションは種類や一連の関連する作業ごとに整理できます。
まず、アクション間の依存関係ないが同じような種類のアクションについては「単独のアクション」、 アクションの実施順番や全体として完了して初めて意味があるようなものは「プロジェクト」として管理できます。このほかにこれらを束ねることができる「フォルダ」があります。
今やらなくてよいアクションは、”Someday/Maybe"に放り込みます。単発の雑多な作業はMiscellaneousに。趣味は"Personal"というフォルダを作って単発のブログ記事、音楽関連のプロジェクトなどに分類し、仕事関連は”Office"というフォルダでプロジェクト単位に分類しています。
コンテキストで整理する
コンテキストとは、その仕事を発動できる条件、仕事を開始出来る状況と思えば良いでしょうか。たとえば、わたしの場合音楽関連のプロジェクトはMacがないとできません。また、誰か特定の人と決め事をするようなアクションだとその人がいないとアクションを始められません。
そういう観点でアクションを色分けするものを「コンテキスト」と呼んでいます。これは、先ほどの「プロジェクト」とは別に管理できるため、OmniFocusでは「プロジェクト」と「コンテキスト」のメッシュでアクションを管理できます。
どこでもできるような単発の作業は「Errand」をアサインすることが多いです。後は自宅やオフィスなど場所に依存するもの、MacやiPhoneなどディバイスに依存のもの、特定の人が必要なものというように分類できるように定義しています。
Due Dateを設定
アクションの分類をしたら、とにかく目安となる期限をともかく各アクションに設定していきます。可能な場合は開始日も設定しておきます。こうやって一応の期限を設定することで、期限までに完了してくれない場合はOmniFocusが期日超過を教えてくれますし、期限を延ばすことはいつでもできます。
この段階で、期日が思い浮かばないとか、ずっと先の話で期日を決められないようなアクションは、不要か後日検討すればよいものなので"Someday/Maybe"のフォルダに放り込みます。これらは時々内容をレビューして本当に不要と思われるものは削除し、やるべきと感じるものについては分類と記述の設定を再度やり直します。でも、レビューの際も決心が付かないときはあまり深く考えずそのまま放置しておきます。見直す機会はいくらでもありますから。
さて、こういったアクションの書き出しや整理は、寝る前や朝の通勤時間とか一応決め事として自分に課していますが、実は思い立ったときにその場でやることのほうが多いです。OmniFocusはMac版、iPad版、iPhone版が用意されていて、それぞれの環境のデータをクラウドを通じて同期できます。だから、自宅のMacだろうが、電車の中でiPhoneで編集しようがどこでも作業が出来て常に同期できます。
問題点と言えば、Mac版が9,000円と高価なこと（でもこれまでのソフトに比べて飛び抜けて高価というわけでもない）と、iPhone版, iPad版がユニバーサルアプリでなくそれぞれ別れており購入しなければならないとです。まぁ、でも、合わせて15,000円以内のことなので、恩恵を考えると安いものでしょう。
あとは使用されるクラウドがOmniFocus独自で今後のサービスがどうなるか不透明なことでしょう。できればiCloudでの対応をしてほしいものです。
ここまでOmniFocusを使用して、思いついたアクションを書き出して整理するところまです。この後、実施状況をどうトラッキングしていくかなどをいつか記事にしたいと思います。